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SmarterMail vs Microsoft Exchange: differenze Admin

CoreTech,CoreTech   28 luglio 2016

In questo articolo mettiamo a confronto due famosi mailserver: SmarterMail e Microsoft Exchange.
Il documento risponde alle esigenze specifiche degli amministratori di sistema e fornisce informazioni sull’hardware, sul software e sulla gestione delle licenze di entrambi i prodotti. Vi sarà inoltre una panoramica dei costi complessivi.

Il confronto che affronteremo nei successivi capitoli:

  • Si basa su una PMI che utilizza domini multipli, potenzialmente per più marchi.
  • E’ pensato per un’azienda con una media di 250 caselle di posta che popolano il server. Questo è semplicemente un numero di utenti utilizzato a fini comparativi e in nessun modo indica una limitazione massima di utenti, sia all’interno di Exchange sia di SmarterMail.
  • E’ adatto a contesti in cui si desidera utilizzare solamente la webmail o contesti in cui vengono adottate soluzioni miste tra webmail e desktop client.
  • Tiene in considerazione l’utilizzo in mobilità con diversi modelli di smartphone (come ad esempio Apple iPhone 3GS e 4, Motorola Droid X, HTC Incredible) o altri dispositivi mobili (come ad esempio, Apple iPad e futuri dispositivi tablet Android).
  • Va incontro all’esigenza di avere una sincronizzazione completa tra vari dispositivi mobili e desktop.

Panoramica

A prima vista, confrontare una soluzione di posta con lo storico Microsoft Exchange Server può sembrare un compito piuttosto arduo: uno studio nel 2008 ha stimato che il 65% circa dei lavoratori di tutto il mondo stava usando il mailserver di Microsoft. Tuttavia, a quel tempo mancavano sul mercato prodotti competitivi che offrivano funzionalità comparabili. Adesso non è più così e, una volta che si avvia il peeling strato dopo strato sulla complessa infrastruttura di Exchange, le vulnerabilità cominciano ad apparire. Ed è particolarmente vero quando guardiamo Exchange dal punto di vista admin.

Tenendo in mente questa premessa, ci sono diverse aree in cui SmarterMail Enterprise supera di gran lunga di Exchange Server 2010 – aree che sono di vitale importanza per le PMI e, allo stesso modo, per gli amministratori di sistema:

Licensing – Il software e ogni componente necessario richiedono costi, i quali possono essere in cima alla lista delle priorità quando si pianifica un nuovo sistema, una migrazione o un cambio di un sistema già esistente.

SmarterMail ha un impatto molto più ridotto poichè limita i costi di partenza e, come si vedrà, allo stesso tempo presenta una spesa minore sul lungo termine.

Requisiti e pianificazione – Quando si pianifica l’allestimento di una piattaforma per le e-mail e la messaggistica, vi sono elementi hardware e software da tenere in considerazione. Exchange è ben noto per la sua complessità in termini di pianificazione e di installazione.

SmarterMail richiede una serie di requisiti più semplici ed inoltre sono necessarie soltanto competenze di base per la sua gestione ed implementazione a livello server.

Gestione e manutenzione – Una volta installato il server di posta, bisogna essere in grado di monitorare giorno per giorno l’attività e la salute del server, bisogna aggiungere o rimuovere gli utenti, bisogna regolare le impostazioni… e molto altro. E’ importante dunque essere in grado di eseguire queste operazioni in modo rapido, semplice e da qualsiasi luogo.

SmarterMail fornisce un’interfaccia web-based alla quale puoi accedere in ogni momento e da qualsiasi postazione. In più, integra un insieme semplice e comprensibile di strumenti per la sua gestione e la sua manutenzione.

Backup / Ripristino – Le funzionalità di storage e di recupero di tutti i dati sono estremamente importanti. Quali possibilità ci sono? e quali sono i costi?

SmarterMail consente di eseguire il backup e ripristino senza dover necessariamente investire in hardware o software specializzato.

Licenze

Sull’argomento licenze siamo tutti d’accordo che, per pianificare un’installazione iniziale o una qualsiasi migrazione, è più semplice utilizzare un prodotto semplice e conciso, con politiche di licesing comprensibili a colpo d’occhio. Tenendo conto di questo, è meglio un modello di licenza all-in-one o un modello il quale, all’atto pratico, richiede che ogni singolo pezzo abbia una propria licenza?

Licenza Server

In primo luogo, diamo un’occhiata a semplici costi di licenza del server, licenza valida esclusivamente per il software di posta che viene installato. Ricorda che ai fini di questo confronto stiamo prendendo in esame un’ipotetico preventivo basato su 250 caselle di posta.

  • Exchange 2010 – 3.970,00 dollari

  • SmarterMail – licenza da 250 mailbox 499,00 dollari.

Client Access Licensing

Una CAL (Client Access Licensing) è semplicemente quello che dice il nome: si tratta di una licenza necessaria ad un client – non importa se parliamo di un utente o un dispositivo – per accedere ad un server.

Exchange 2010 – richiede una CAL ad utente o a dispositivo, a seconda di come o che cosa si stia connettendo al server di Exchange.

 

Una User CAL è, generalmente, una licenza per un client di collegamento, indipendentemente dal fatto che si utilizzi Microsoft Outlook, la webmail o un dispositivo mobile. Le licenze User CAL costano circa 42,00 dollari ciascuna.

 

Una Device CAL è una licenza per ogni dispositivo che si connette (come ad esempio: desktop, dispositivi mobili, ecc) al server di Exchange. Le licenze Device CAL costano circa 68,00 dollari ciascuna.

 

SmarterMail – Non richiede alcuna licenza specifica da comprare per ogni persona o dispositivo che accede alla mailbox. In realtà, una volta che hai acquistato la licenza da tot caselle, sia gli utenti sia i dispositivi possono accedere ad esse in assoluta libertà. è possibile acquistare una licenza con un numero di caselle equivalente alle vostre necessità d’uso, numero che potrà essere incrementato in qualsiasi momento. Se avete bisogno di 250 caselle, 500 caselle, 1.000 caselle o, addirittura, un numero illimitato… sappiate che c’è una licenza adatta a soddisfare le vostre esigenze. (SmarterTools offre anche una licenza Enterprise pienamente funzionale con 10 mailbox che puoi utilizzare come una prova gratuita).

Spese di Utilizzo

La questione sulle spese di utilizzo è un po’ soggettiva. Con Exchange bisogna organizzare un’infrastruttura molto complessa che richiede più ruoli di server, hardware e software di fascia alta, nonchè pianificazioni e progetti a lungo termine.  Ne consegue logicamente che la spesa da sostenere con la sola installazione di Exchange – per non parlare della gestione e della manutenzione da fare giorno per giorno – richiede anche un system administrator di un certo livello o un team molto esperto e ben addestrato. Tutto questo, naturalmente, si traduce in costi più elevati.

Dall’altra parte, SmarterMail ha un impatto molto più leggero in termini di requisiti di installazione.
Con SmarterMail, tutto ciò che viene richiesto è un system administrator con una buona conoscenza di tecnologie server e una buona capacità di management. Ecco come è stato progettato SmarterMail: facilità d’uso e facilità di management in primo piano.

Requisiti e Pianificazione

Piuttosto che concentrarci sul set complessivo di features dei due prodotti, diamo un’occhiata da vicino a quali specifiche richiedono le installazioni di Exchange 2010 e di SmarterMail.

Hardware

  • Exchange 2010 – Richiede un’architettura a 64-bit. A prima vista non sembra un grande problema ma, se consideriamo che per ogni ruolo è necessario un server separato a 64-bit, la cosa cambia. Questo può essere un ostacolo per le aziende che desiderano utilizzare hardware già esistente o dove manca il capitale per investire in nuovo hardware. Inoltre, come già detto, Exchange richiede diversi server per la gestione delle varie parti della piattaforma. Ciò potrebbe comportare la necessità di più server.

  • SmarterMail – Il suo insieme di requisiti minimi hardware è decisamente accettabile. Questo significa che le aziende possono utilizzare sia hardware a 32-bit sia a 64-bit. Non essendoci ruoli di server da configurare, un singolo server può essere più che sufficiente. Infatti SmarterMail può girare come prodotto aggiuntivo su un server già esistente, come ad esempio su un web server o su un file server, senza necessitare di un proprio hardware dedicato.

Software

  • Exchange 2010 – C’è, naturalmente, da prendere in considerazione la questione sulle licenze del server di posta (Standard o Enterprise). Inoltre, Exchange richiede le Client Access Licenses (CAL) per ogni mailbox / utente e, per integrare l’antivirus e i filtri anti-spam, bisogna necessariamente acquistare le Enterprise CAL – ad un costo sostanzialmente più elevato. Il tutto deve inoltre funzionare all’interno di una struttura di active directory. Infine, Exchange 2010 gira solo su Windows Server 2008 a 64 bit.

  • SmarterMail – Richiede il semplice acquisto del software. La versione Enterprise include antivirus e anti-spam ma vi sono varie opzioni per aumentarne la sicurezza. Inoltre, come dicevamo poco fa, SmarterMail può essere installato su un server a 32-bit o 64-bit già esistente.

Pianificazione dell’Architettura

  • Exchange 2010 – Exchange utilizza diversi ruoli di server (Edge Transport, Hub Transport, Mailbox, Client, etc) in esecuzione all’interno di una struttura Active Directory. Come osservato in precedenza ogni ruolo può richiedere server separati, pertanto l’installazione di Exchange può richiedere una completa rivisitazione della struttura Active Directory.

  • SmarterMail – Considerando i requisiti hardware e software, il server può al contempo essere un mail server ed eseguire qualsiasi antispam o antivirus necessario. SmarterMail inoltre non richiede Active Directory, anche se può esservi integrato così da utilizzare una singola autenticazione per tutta l’infrastruttura esistente. Va notato tuttavia che laddove non fosse richiesta l’integrazione con Active Directory, i tempi di pianificazione dell’implementazione e l’installazione si riducono drasticamente.

Gestione e Manutenzione

Qualsiasi applicazione richiede controllo, dall’hardware al software. Gli amministratori di sistema devono inoltre gestire giorno per giorno le attività, gli utenti, i domini, le black list, i filtri anti-spam e molto altro.

Gestione e manutenzione

  • Exchange 2010 – Quando Exchange è in esecuzione su un server, la maggior parte della gestione e della manutenzione va effettuata sul server stesso. Questo significa che gli admin, generalmente, devono collegarsi in remoto o via console al server. In più, bisogna utilizzare un tool di Exchange collegato alla Microsoft Management Console (MMC). Se un admin è off-site, può collegarsi soltanto tramite VPN. Ne consegue una probabile diminuzione della velocità di connessione ed un aumento dei tempi necessari per le manutenzioni di routine. Bisogna ammettere che ci troviamo di fronte ad una situazione piuttosto complessa e macchinosa.

  • SmarterMail – SmarterMail presenta un front end web-based estremamente potente e la sua gestione è davvero semplice e veloce: sia on-site, sia in remoto attraverso qualsiasi browser standard, puoi ad esempio impostare differenti ruoli a seconda delle esigenze (es. system administrator vs. domain administrator) o configurare più account admin. SmarterMail supporta le connessioni SSL e puoi perfino limitare l’area admin a specifici IP per aumentare ulteriormente le regole di sicurezza. A differenza dal plug-in di Exchange per la MMC, gli amministratori di SmarterMail possono vedere numerosi report sullo spam in entrata/uscita, sullo stato del server, sull’utilizzo dello spazio, ecc ecc.

Personale Necessario

  • Exchange 2010 – Se si guarda a tutto ciò che serve per pianificare un’installazione di Exchange, non possiamo dimenticarci dei professionisti che occorrono per progettare e realizzare l’infrastruttura… questo, a sua volta, significa aggiungere ulteriori costi. Bisogna inoltre mettere in conto che potrebbe essere necessario del personale in più per amministrare un’infrastruttura del genere: solitamente, i sistemisti specializzati nella gestione di Exchange hanno anni di esperienza alle spalle e non sono esattamente a buon mercato.

  • SmarterMail – SmarterMail è veramente semplice da gestire poichè gira esattamente come qualsiasi installazione base su server. E’ sufficiente il personale già presente nello staff per la sua amministrazione e manutenzione dato che una conoscenza di base sui server è tutto ciò che viene richiesto.

Backup e Ripristino

I tuoi dati sono al sicuro solo se lo è anche la tua ultima copia di backup. E qualsiasi backup non è di alcuna utilità se non è recuperabile e ripristinabile. Tenendo presente questa premessa, considera in ogni caso che il backup e il ripristino dei dati non devono essere a tutti i costi delle operazioni complesse e costose.

  • Exchange 2010 – Exchange può essere backuppato con la maggior parte delle tecnologie esistenti. Tuttavia, il punto cruciale è che Exchange richiede un agente di backup separato e specializzato, in grado quindi di eseguire il backup dei file di posta.

  • SmarterMail – SmarterMail consente l’esecuzione del backup con qualsiasi tecnologia esistente ma non richiede l’utilizzo di agenti specializzati. Ne consegue una riduzione dei costi di backup e una diminuzione del carico di lavoro per gli amministratori di sistema.

In Conclusione

Nel corso dell’articolo abbiamo messo a confronto Exchange 2010 e SmarterMail e, quella che inizialmente sembrava una sfida, appare ora come un’analisi dalla quale si possono evincere alcuni risultati:

  • La pianificazione necessaria per un’implementazione di Exchange 2010 è molto più articolata e complessa rispetto a quanto richiede l’installazione di SmarterMail. Con Exchange, non basta semplicemente impostare un server Web e un database. Bisogna considerare l’Active Directory, i ruoli di server, configurare le connessioni e le interazioni tra i server, ecc. Detto altrimenti, Exchange sta alla complessità come SmarterMail sta alla semplicità.

  • Il licensing è generalmente un punto dolente per la maggior parte delle implementazioni di software. Considera che SmarterMail ti offre esattamente ciò che ti offre Exchange, ma ad un costo ridotto. Se riprendiamo in mano la tabella (illustrata qualche riga più in su) la cosa è ancora più evidente.

  • Dal punto di vista dei requisiti hardware e software, rispetto ad Exchange, SmarterMail sembra essere ancora una volta un investimento più saggio: preoccupazioni minime sul fronte OS, nessuna Active Directory da configurare (a meno che non vi sia l’esigenza per altri motivi) e opzioni hardware molto più flessibili.

  • Se pensiamo alla manutenzione e alla gestione, per non parlare del training necessario, SmarterMail è di nuovo al primo posto: puoi risparmiare tempo e soldi visto che per la sua amministrazione non serve alcuna formazione specifica ma è sufficiente il team tecnico che già si occupa della gestione dei server.

Adesso possiamo tirare le fila di tutto ciò che abbiamo detto. A questo punto, la domanda che bisogna porsi non è più “Perchè scegliere SmarterMail al posto di Exchange?” o “Perchè migrare da Exchange verso SmarterMail?” ma piuttosto “Perchè non farlo?

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